E-Rechnung

Am 15.10. hat das BMF das finale Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach $14 UstG veröffentlicht (BMF, Schreiben v. 15.10.2024 - III C 2 - S 7287 - a/23/10001:007).

Die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze sind neu gefasst worden. Kernpunkt der Neuregelung ist die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen. Rechnungen über Leistungen, die nach $4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sind ausgenommen, sowie Rechnungen über sogenannte Kleinbeträge bis 250 Euro ($33 UStDV) und Fahrausweise ($34 UStDV). Mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze eng verbunden ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung (Meldesystem). Das BMF geht in dem Schreiben auf einige Punkte näher ein. Hinweis: Es gelten nach §27 Absatz 38 UStG für die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.

Für den Empfang einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 01.01.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Es reicht aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von Rechnungen handelt. Abweichend hiervon können die Beteiligten andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren (siehe Rn. 40 des BMF-Schreibens).

Finales BMF-Schreiben zur E-Rechnung

Worauf bei der Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 zu achten ist, gibt die oberste Finanzbehörde bekannt. Es gibt sinnvolle Nachbesserungen im Vergleich zum im Sommer veröffentlichen Entwurf.

Folgende Anpassungen gibt es:

Praxisnahe Übermittlungswege

• keine unnötigen Beschränkungen der Übermittlungswege

• dass ein USB-Stick kein zulässiger Weg ist, ist entfallen

• häufig vorkommende Übertragungsarten wurden aufgenommen

• Download von Rechnungen ist ebenso zulässig wie die Ablage auf einem gemeinsamen Speicher in Konzernstrukturen

Dauerrechnungen: Vermeidung unnötiger Bürokratie

• Dauerrechnungen in Papierform oder PDF, die vor dem 01.01.2027 ausgestellt worden, behalten Gültigkeit

  • müssen entgegen dem Entwurf erst als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich Rechnungsangaben ändern

• Vertragsunterlagen können per PDF sein

Klarstellung zu Rechnungskorrekturen

• Unternehmer können ihre Leistungen bis zum Ablauf der Übergangsfristen auch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen (Papier, PDF- oder Worddatei)

• spätere Korrekturen können in dem sonstigen Format erfolgen

• Pflicht zur Rechnungskorrektur mittels E-Rechnung besteht somit nur für Leistungen, die ohnehin mittels E-Rechnung abzurechnen sind

Ausstellung von E-Rechnungen als Pflicht bei Kleinunternehmen

• trotz Kritik nach dem BMF-Schreiben müssen umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§19 UStG) noch auf die Pflicht achten

• grünes Licht dürfte der Finanzausschuss für den Verzicht auf die Ausstellungspflicht für diesen Personenkreis im Jahressteuergesetz gegeben haben

sichere Daten und E-Rechnung

• ab dem 01. Januar 2025 haben Unternehmen Bedenken, ob ihre Daten - insbesondere Betriebsgeheimnisse wie z. B. Verkaufspreise - ausreichend geschützt sind

• Lösung: richtige Vorbereitung

• erster Schritt: mit dem Hersteller der Buchhaltungssoftware oder mit dem Dienstleister in Kontakt zu treten

• funktionierende und sichere Lösungen

  • Zertifizierte Plattformen nutzen: auf Anbieter setzen, die höchste Sicherheitsstandards gewährleisten und DSGV-konform arbeiten

    • Zertifikate nach ISO/IEC 27017 und ISO/EC 27018

  • Sicherheitsprüfungen durchführen:

    • Audits und Sicherheitsprüfungen in regelmäßigen Abständen der eingesetzten IT-Systeme

  • Mitarbeiter schulen:

    • Team für Thema Datensicherheit und Umgang mit sensiblen Informationen sensibilisieren

  • Verfahrensdokumentation erstellen

    • umfassende Verfahrensdokumentation strukturiert die buchhaltungs- und steuerrelevanten Prozesse, hilft bei der Digitalisierung und Automatisierung

    • stellt sicher, dass alle Abläufe nachvollziehbar und konform sind

    • bietet wertvolle Unterstützung, um Datensicherheit im Unternehmen ganzheitlich auf ein neues Niveau zu heben

• richtige Strategie nötig, damit Einführung der E-Rechnung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch sicher umgesetzt wird

E-Rechnungen und E-Mail-Postfächer

• Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B ab 01.01.2025 ist nur der erste Schritt auf dem Weg zu einem digitalen Umsatzsteuermeldesystem in Deutschland

• E-Mail-Postfach ist langfristig keine gute Lösung

  • fehlende Sicherheitsfunktionen

  • Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme ist schwierig

  • Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD-Vorgaben sind mit E-Mail-Postfach eine Herausforderung

  • E-Mails anfällig für Betrug und Phishing

  • manuelle Verarbeiten von Millionen von B2B-Rechnungen ist weder effizient noch zukunftssicher